Відповіді на запитання до семінару "Публічні закупівлі" 17.08.2016 м. Полтава

Питання: За минулі місяці проводились закупівлі товарів, робіт та послуг за відповідними кодами класифікатора до набирання чинності Закону України «Про публічні закупівлі». Чи потрібно враховувати при оприлюдненні звітів попередній період?

Відповідь:відповідно до п. 7 розділуIX « Прикінцеві та перехідні положення» ЗУ «Про публічні закупівлі», процедури закупівель товарів, робіт та послуг, розпочаті до введення в дію цього Закону, завершуються відповідно до порядку, що діяв до введення в дію  ЗУ «Про публічні закупівлі». Тобто, звіти щодо закупівель, які здійснювалися до 01.08.2016 р. оприлюднюються відповідно до ст.10 Закону України "Про здійснення державних закупівель". Звіти щодо закупівель, які здійснюються з 01.08.2016 р. опубліковуються відповідно до ст.10 Закону України «Про публічні закупівлі»

Питання: Чи потрібно зберігати на підприємстві паперові копії тих документів, які створюються електронною системою автоматично?

Відповідь: Відповідно до п. 3 ст. 12 ЗУ «Про публічні закупівлі», далі, Закону, під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій і здійснення їх оцінки документи та дані створюються та подаються з урахуванням вимог Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг".
Згідно з п. 5 ст. 12 Закону, усі документи, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження та були створені під час оцінки тендерних пропозицій, зберігаються не менш як 10 років в системі збереження даних, що забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних.
Тендерний комітет та уповноважені особи замовника відповідно до п. 3 ст.. 11 Закону, забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом
Відповідно до п.2 ст.7 Закону, перевірка наявності документів проводиться ДКСУ шляхом перегляду документів, розміщених в електронній системі закупівель.
Відповідно до п.4 ст.11 Закону, рішення тендерного комітету або уповноваженої особи оформлюється протоколом. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на засіданні тендерного комітету, з кожного питання. Протокол підписується всіма членами комітету, присутніми на його засіданні, або всіма уповноваженими особами. У разі відмови члена тендерного комітету або однієї з уповноважених осіб підписати протокол про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови. 
Враховуючи вищевикладене, документи створюються та зберігаються в електронному вигляді, за винятком протоколів рішень тендерного комітету та уповноважених осіб.

Питання: Чи можна продовжувати укладати додатки до договору після 01.08.2016 р.? (За умови, що договір укладено ще на початку року а загальна сума договору перевищує 55 тис. грн.).

Відповідь: Відповідно до п. 1 ст.. 652 ЦКУ, у разі істотної зміни обставин, якими сторони керувалися при укладенні договору, договір може бути змінений або розірваний за згодою сторін, якщо інше не встановлено договором або не випливає із суті зобов'язання. Згідно п. 1 ст. 2 ЗУ «Про публічні закупівлі», цей Закон застосовується:

до замовників, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень, а робіт - 1,5 мільйона гривень;

до замовників, які здійснюють діяльність в окремих сферах господарювання, за умови, що вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) дорівнює або перевищує 1 мільйон гривень, а робіт - 5 мільйонів гривень. Враховуючи вищевикладене, якщо предмет закупівлі не дорівнює та не перевищує суми, визначені п. 1 ст. 2  ЗУ «Про публічні закупівлі», зміни до договору вносяться відповідно до п. 1 ст. 652 ЦКУ.

Питання: Чи потрібно розривати договір з ДП «Зовнішторгвидав» після заключення договору з майданчиком Prozorro?

Відповідь: Інформаційне  забезпечення  (існування  єдиного  джерела  отримання  інформації щодо   здійснення   державних   закупівель,   в   Україні   існує   єдиний   веб-портал  Уповноваженого   органу        www.prozorro.me.gov.ua      (www.tender.me.gov.ua     –  до  01.08.2016).

Питання: Чи можливо проводити допорогові закупівлі від 50 тис. грн. до 200 тис. грн. прямими договорами з внесенням цієї закупівлі в додаток до річного плану публікуванням звіту про договір в системі Prozorro?

Відповідь: Допорогові  закупівлі  (з вартістю  від 50 тис. грн. до  встановлених Законом порогів) повинні  фіксуватися  в електронній системі одним із двох способів  –  або через проведення  аукціону, але через завантаження  певного за встановленою формою  звіту про укладений без процедури договорів (п.1 ст. 2 ЗУ «Про публічні закупівлі»).  Аукціон допорогових закупівель здійснюється відповідно до Наказу ДП «Зовніторгвидав України» від 13.04.2016 № 35 «Порядок здійснення допорогових закупівель». Враховуючи вищевикладене, можливо здійснення закупівель за прямими договорами без використання електронної системи. Якщо предмет закупівлі дорівнює або перевищує 50 тис. грн., відповідно до п. 1 ст. 2 ЗУ «Про публічні закупівлі», замовники обов’язково оприлюднюють звіт про укладені договори в системі електронних закупівель відповідно до ст.. 10 Закону. Також, МЕРТ надав роз’яснення № 3302-06/21890-07 від 15.07.16 г. «Щодо оприлюднення звіту про укладені договори».

Питання: Плани закупівель з 01.08.2016 по 31.12.2016 рр. потрібно публікувати в системі Prozorro відразу на початку серпня на весь період серпень-грудень 2016 р., чи можна поступово по мірі необхідності проведення закупівлі?

Відповідь: Відповідно до ст.. 4 ЗУ «Про публічні закупівлі», закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

Річний план закупівель товарів, робіт і послуг  -  це комплекс взаємопов'язаних показників, які відображають процес державних закупівель, що здійснюються конкретним замовником  протягом бюджетного року, а також з виділенням окремих видів закупівель, що будуть передбачатися у бюджетних призначеннях кількох відповідних бюджетних періодів.

Відповідно до роз’яснення МЕРТ № 3302-06/12875-06 від 29.04.2016, річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження (стаття 4 Закону).

Форму річного плану закупівель затверджено наказом Мінекономрозвитку від 22.03.2016 № 490 “Про затвердження форм  документів у сфері публічних закупівель”.

Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі затверджений наказом Мінекономрозвитку від 18.03.2016 № 477 “Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі”.

Таким чином, ті закупівлі, що планують здійснити замовники після введення в дію для них ЗУ «Про публічні закупівлі», відображаються у річному плані (додатку до річного плану) у повному обсязі. 

Питання: На початку року був укладений прямий договір на поставку товарів на суму 50 тис. грн. У серпні виникла необхідність придбати ще цього товару на 50 тис. грн. Чи можна додатковою угодою внести зміни до укладеного договору, опублікувавши на Prozorro зміни до додатку річного плану і звіт по договору?

Відповідь: в додаток до річного плану включаються закупівлі, які будуть здійснюватися з 01.08.2016 р. Тобто, це будуть не зміни, а формування нового додатку. Зміни до договорів вносяться відповідно до п. 1 ст.. 652 ЦКУ, якщо це допорогові закупівлі.

Питання: Чи повинні бути відображені в  планах закупівель що публікуються в Prozorro з 01.08.2016 р. платежі по діючим договорам які були підписані до введення в дію ЗУ «Про публічні закупівлі» оплата по яких відбувається в серпні-грудні 2016 року?

Відповідь: річний план закупівель не містить інформацію по платежам. Відповідно до п. 7 розділуIX « Прикінцеві та перехідні положення» ЗУ «Про публічні закупівлі», процедури закупівель товарів, робіт та послуг, розпочаті до введення в дію цього Закону, завершуються відповідно до порядку, що діяв до введення в дію  ЗУ «Про публічні закупівлі». Тобто звіт про виконання договору, який було укладено відповідно до Закону України "Про здійснення державних закупівель" опубліковується в строк, визначений ст..10 цього Закону.

Питання: Відповідно до порядку здійснення допорогових закупівель № 35 від 13.04.2016 року п. 6.4  очікувана вартість закупівлі повинна бути більша ніж 3000 грн. Меншу суму закупівлі технічно неможливо оголосити на майданчиках Prozorro. Що робити в тому випадку коли виникла потреба терміново закупити предмет закупівлі на суму меншу 3000 грн.,  який за показником 5 знака перевищує 200 тис. грн?

Відповідь:  Допорогова і надпорогова закупівля – це різні речі. Тому, в даному випадку, ці 3000 грн, які перевищують поріг, відносяться до закупівлі, яка повинна проводитися відповідно до ЗУ «Про публічні закупівлі». Якщо це додаткові кошти, то це буде вважатися новою процедурою. Можливо заключити прямий договір на поставку.

Питання: Як діяти у випадку коли у затвердженому додатку до річного плану  сума предмету закупівель не перевищує 200 тис. грн. і відповідно тендерних процедур не проводилося, але в разі потреби в кінці року виділяються додаткові кошті в результаті чого вартість предмету закупівлі перевищує 200 тис. грн., однак за часовими параметрами організація не встигає провести відкриті торги  в межах бюджетного року?

Відповідь: Планування закупівель є основним етапом при здійсненні закупівлі за бюджетні кошти.

Відповідно до п. 2 ст. 35 ЗУ «Про публічні закупівлі», переговорна процедура застосовується як виняток у разі нагальної потреби у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням особливих економічних чи соціальних обставин, що унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення тендеру, а саме пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, а також наданням у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам. Застосування переговорної процедури закупівлі в таких випадках здійснюється за рішенням замовника щодо кожної процедури. Тобто, якщо є нагальна потреба, можливо застосовувати переговорну процедуру.

За здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг без застосування визначених законодавством процедур закупівель передбачена відповідальність відповідно до ст.. 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а саме: тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб від семисот до тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Ті самі дії, вчинені повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення, тягнуть за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб від тисячі до тисячі п’ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Питання: Чи потрібно вимагати від переможця тендерну документацію в паперовій формі?

Відповідь: Відповідно до п. 1 ст.. 25 ЗУ «Про публічні закупівлі»,тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Документ з тендерною пропозицією подається в електронному вигляді шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, вимогам, визначеним у ст..17 цього Закону і в тендерній документації, та завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації. Документи, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, та документи, що містять технічній опис предмета закупівлі, подаються в окремому файлі.

Відповідно до п. 3 ст. 17 ЗУ «Про публічні закупівлі», Замовник у тендерній документації зазначає, що інформація про відсутність підстав, визначених у частинах першій і другій ст..17, надається в довільній формі. Спосіб документального підтвердження згідно із законодавством відсутності підстав, передбачених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої та частиною другою ст.. 17, визначається замовником для надання таких документів лише переможцем процедури закупівлі. Замовник не вимагає документального підтвердження інформації, що міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним. Переможець торгів у строк, що не перевищує п’яти днів з дати оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу повідомлення про намір укласти договір, повинен надати замовнику документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених пунктами 2, 3, 5, 6 і 8 частини першої ст..17.