Визначення потреб замовника та вивчення ринку щодо предмету закупівлі

Товари та послуги, що закуповуються замовником  з року в рік, як правило, є типовими (насамперед це стосується бюджетних установ та організацій).

Дуже важливим  з точки зору ефективності закупівель є перший етап планування закупівель, що включає в себе:

• обґрунтування функціональної необхідності у певних товарах (роботах, послугах), що може бути підтверджено документально;
• аналіз попереднього досвіду закупівлі цієї ж або подібної продукції як в розрізі технологічних аспектів, так і постачальників, цін тощо
• аналіз ринку, що охоплює існуючі види необхідної продукції і можливі альтернативи, а також існуючих і потенційних постачальників;
• розрахунок очікуваної вартості, що може базуватися на попередніх аналогічних закупівлях та аналізі ринку.
• обрання процедури торгів і часу її проведення, попередня підготовка технічних вимог, можливих критеріїв оцінки.