Тендерний комітет: функції, права, обов'язки

Відповідно до ст.. 11 Закону, Замовник утворює тендерний комітет (комітети) або визначає уповноважену особу (осоіб) для організації проведення процедур закупівель.

Замовником не може бути одночасно визначено відповідальними за організацію та проведення одних і тих самих процедур закупівель тендерний комітет та уповноважену особу (осіб)- п. 1.4. Наказу 557.

Тендерний комітет - службові (посадові) особи замовника, призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно з цим Законом.

Відровідно до п. 2.1. Наказу 557,  Замовник для організації та проведення процедур закупівель може утворити один або декілька комітетів у залежності від особливостей своєї діяльності.

Склад комітету, зміни до складу та положення про нього затверджуються рішенням замовника. До складу комітету входять не менше п’яти осіб. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є менше ніж п’ять осіб, до складу комітету мають входити всі службові (посадові) особи замовника.

Склад тендерного комітету та положення про тендерний комітет затверджується рішенням Замовника (п.2 ст.11 Закону, п. 2.1. Наказу 557).

До складу тендерного комітету не можуть входити ( п.2 Закону):

посадові особи та представники Учасника, члени їх сімей; 

народні депутати;

депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Голова тендерного комітету призначається Замовником.

Замовникам також потрібно усвідомлювати, що виконання функцій голови комітету є досить складною та відповідальною роботою, яка має покладатись на посадову особу з досвідом та достатніми владними повноваженнями. Неприпустимою є практика призначення на посаду Голови комітету особи з числа спеціалістів, які не мають ніяких професійних навиків.

Голова комітету несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій (п. 2 ст.11 Закону, п.2.13 Наказу 557)

Голова комітету  (п. 2.11 Наказу 557):

організовує роботу комітету;

приймає рішення щодо проведення засідань комітету;

визначає дату і місце проведення засідань комітету;

пропонує порядок денний засідань комітету;

веде засідання комітету;

вносить на розгляд керівника замовника пропозиціЇ щодо змін у складі комітету;

здійснює інші повноваження відповідно до законодавства.

Голова комітету призначає заступника (заступників) голови, секретаря з  числа членів комітету та визначає функції кожного члена комітету (п. 2.4. Наказу 557).

Секретар комітету забезпечує (п. 2.12 Наказу 557):

ведення та оформлення протоколів засідань комітету;

оперативне інформування членів комітету стосовно організаційних питань його діяльності;

за дорученням голови комітету виконання іншої організаційної роботи;

зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель;

дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документам;

розміщення інформації про публічні закупівлі на веб-порталі Уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики;

виконання інших повноважень відповідно до законодавства.

За відсутності голови – обов’язки виконує заступник.

За відсутності секретаря – обов’язки виконує інший член тендерного комітету, визначений головою.

Члени комітету:

Члени комітету мають право (п. 2.9 Наказу 557):

брати участь у плануванні видатків і визначенні потреби у товарах, роботах та послугах, що будуть закуповуватися;

аналізувати та/або отримувати інформацію щодо виконання договорів, укладених відповідно до Закону;

виносити питання на розгляд комітету;

прийняти рішення з оформленням відповідного протоколу комітету щодо необхідності виправлення технічних (механічних, формальних) помилок, допущених при внесенні інформації про закупівлю, яка оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу;

одержувати від структурних підрозділів замовника інформацію, необхідну для проведення процедур закупівель;

вносити свою окрему думку до протоколів засідань комітету;

ініціювати створення робочих груп з числа службових (посадових) та інших осіб структурних підрозділів замовника з метою складання технічних вимог до предмета закупівлі, підготовки проектів договорів тощо;

здійснювати інші дії, передбачені Законом.

Члени комітету зобов'язані (п. 2.10 Наказу 557):

брати участь у всіх його засіданнях особисто;

організовувати та проводити процедури закупівель;

забезпечувати рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця;

дотримуватися норм законодавства у сфері публічних закупівель та цього Положення;

здійснювати інші дії, передбачені Законом.

Форма роботи комітету є засідання, яке є правомочним за присутності на ньому не менше двох третин членів комітету. (п. 2.5 Наказу 557).

Засідання комітету скликаються головою комітету та проводяться у разі потреби.

Перелік питань, що підлягають розгляду на засіданні комітету, та порядок денний доводяться до відома членів комітету до початку засідання.

Відповідно до п. 2.6.Наказу 557, рішення з питань, що розглядаються на засіданнях комітету, приймаються простою більшістю голосів. У разі рівного розподілу голосів голо голови комітету є вирішальним.

Рішення комітету оформлюється протоколом, який підписується всіма членами комітету, присутніми на засіданні. У рішенні відображаються результати поіменного голосування членів комітету, присутніх на його засіданні, з кожного питання.

У разі відмови члена комітету підписати протокол про це зазначається у протоколі з обґрунтуванням причин відмови.

Комітет відповідає за організацію та проведення процедур закупівель (п. 2.7 Наказу 557)