Підготовка та затвердження річного плану закупівель.
Дуже важливим з точки зору ефективності закупівель є перший етап планування закупівель, що включає в себе:
- обґрунтування функціональної необхідності у певних товарах (роботах, послугах), що може бути підтверджено документально;
- аналіз попереднього досвіду закупівлі цієї ж або подібної продукції як в розрізі технологічних аспектів, так і постачальників, цін тощо
- аналіз ринку, що охоплює існуючі види необхідної продукції і можливі альтернативи, а також існуючих і потенційних постачальників;
- розрахунок очікуваної вартості, що може базуватися на попередніх аналогічних закупівлях та аналізі ринку.
- обрання процедури торгів і часу її проведення, попередня підготовка технічних вимог, можливих критеріїв оцінки.
Відповідно до ст.. 4 ЗУ «Про публічні закупівлі», закупівля здійснюється відповідно до річного плану. Річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу.
Форма річного плану затверджена наказом МЕРТ від 22.03.2016 № 490 «Про затвердження форм документів у сфері публічних закупівель».
Відповідно до абз. 3 п. 2 вищезазначеного наказу, додаток до річного плану закупівель, до якого вноситься інформація про закупівлі, очікувана вартість яких не перевищує сум, зазначених в абз.2 та 3 ч.1 ст. 2 Закону «Про публічні закупівлі», складається за формою річного плану закупівель шляхом заповнення відповідних полів в електронній системі закупівель.
Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі затверджений наказом Мінекономрозвитку від 18.03.2016 № 477 “Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі”.
Відповідно до роз’яснення МЕРТ № 3302-06/12875-06 від 29.04.2016, річний план, додаток до річного плану та зміни до них безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу з питань закупівель протягом п’яти днів з дня їх затвердження (стаття 4 Закону).
Річний план закупівель товарів, робіт і послуг - це комплекс взаємопов'язаних показників, які відображають процес державних закупівель, що здійснюються конкретним замовником протягом бюджетного року, а також з виділенням окремих видів закупівель, що будуть передбачатися у бюджетних призначеннях кількох відповідних бюджетних
Річний план закупівель товарів, робіт і послуг складається замовником як правило після затвердження кошторису витрат.
Кошторис, програма та план використання коштів є основними плановими документами, які надають повноваження замовникам на отримання коштів і здійснення видатків, визначають обсяги та напрямки спрямування коштів. Для замовників, що фінансуються з державного або місцевих бюджетів, застосовується Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228.
Основними порушеннями при складанні кошторису витрат на закупівлі, які надалі можуть призвести до неефективного використання коштів, є:
- необгрунтоване включення до кошторису (програми, плану) товарів, робіт і послуг, у яких немає обґрунтованої потреби;
- затвердження занижених обсягів витрат, недостатніх для здійснення закупівлі у потрібних обсягах і параметрах;
- затвердження завищених, не зумовлених реальною потребою або не першочергових витрат.
МЕРТ надано листа інформативного характеру «Щодо планування закупівель» від 14.09.2016 № 3302-06/29640-06. Відповідно до цього листа, Замовник може періодично вносити зміни до річного плану закупівель/додатку до річного плану закупівель відповідно доя наявного фінансування, потреби у товарах, роботах, послугах тощо, до здійснення відповідної закупівлі.
Таким чином, ті закупівлі, що планують здійснити замовники після введення в дію для них Закону, відображаються у річному плані (додатку до річного плану), що безоплатно оприлюднюється через авторизовані електронні майданчики на веб- порталі Уповноваженого органу.